Privacyverklaring

Privacyverklaring HandiQ

Versie 1.4, vastgesteld 24 oktober 2026. Ingangsdatum: zie het overzicht. Vervangt versie 1.3 van 14 oktober 2026. De wijzigingen staan onderaan.

Deze verklaring gaat over de persoonsgegevens waarvoor HandiQ zelf verwerkingsverantwoordelijke is. Dat zijn de gegevens van:

• bezoekers van handiq.nl;
• mensen die contact opnemen of een demogesprek aanvragen;
• bedrijven die wij benaderen;
• mensen die met een demobedrijf van HandiQ bellen;
• gebruikers van het portaal en de HandiQ-app;
• partners.

Voor de gesprekken die de assistent voert namens een klant is HandiQ verwerker en niet verwerkingsverantwoordelijke. Belde u een bedrijf dat HandiQ gebruikt, of werd u namens zo'n bedrijf gebeld, lees dan artikel 7 en 7a: u moet bij dat bedrijf zijn en niet bij ons, en daar leggen we uit hoe u ons wel kunt bereiken.

---

Artikel 1. Wie wij zijn

New Start B.V., handelend onder de naam HandiQ Sicilieboulevard 328, 3059 XT Rotterdam KvK 91555213 Btw NL865694382B01 support@handiq.nl

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor een organisatie van deze omvang en met deze verwerkingen niet verplicht. Vragen over privacy kunt u stellen via support@handiq.nl.

---

Artikel 2. Bezoekers van onze website

Welke gegevens.

• Uw IP-adres in verkorte vorm, het type browser en apparaat, de pagina's die u bekijkt, en hoe u op de site terecht bent gekomen.
• Bij het aanvragen van een demogesprek of het versturen van een formulier ook een versleutelde, verkorte vorm van uw IP-adres en uw browsergegevens, voor de botcontrole.
• Kwam u via de link van een partner, dan ook de partnercode uit die link (zie artikel 5a).

Waarvoor. Om de website te laten werken, misbruik te weren en te begrijpen welke pagina's worden gelezen.

Grondslag. Ons gerechtvaardigd belang bij een werkende, veilige en begrijpelijke website. Voor cookies die niet nodig zijn om de site te laten werken vragen wij vooraf uw toestemming (zie artikel 13). Voor Microsoft Clarity en voor het meten van onze advertenties vragen wij uw toestemming (artikel 13).

Hoe lang. Bezoekgegevens bewaren wij ten hoogste veertien maanden.

---

Artikel 3. Als u contact met ons opneemt

Welke gegevens. Uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en wat u ons schrijft of vertelt.

Waarvoor. Om uw vraag te beantwoorden en, als daar een offerte uit voortkomt, om die op te stellen.

Grondslag. Uw verzoek, en onze voorbereiding op een mogelijke overeenkomst.

Hoe lang. Loopt er geen overeenkomst uit voort, dan bewaren wij uw gegevens twaalf maanden na het laatste contact. Komt er wel een overeenkomst, dan gelden de termijnen uit artikel 4.

---

Artikel 3a. Als wij u benaderen

3a.1 HandiQ benadert bedrijven die mogelijk baat hebben bij de dienst. Dat doen wij zelf, of via een zelfstandige adviseur die namens HandiQ werkt.

3a.2 Welke gegevens. Bedrijfsnaam, KvK-nummer, rechtsvorm, de naam en functie van de contactpersoon, het zakelijke telefoonnummer en e-mailadres, en wat er in het contact is besproken.

3a.3 Waar vandaan. Het Handelsregister, de eigen website van het bedrijf en andere openbare zakelijke bronnen.

3a.4 Waarvoor en grondslag. Om onze dienst onder de aandacht te brengen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang.

• Zonder voorafgaande toestemming bellen wij alleen naar besloten en naamloze vennootschappen.
• Eenmanszaken, vennootschappen onder firma en maatschappen bellen wij alleen met hun toestemming.

3a.5 Bezwaar. Wilt u niet meer benaderd worden, zeg dat dan in het gesprek of mail naar support@handiq.nl. Wij zetten u dan op onze lijst van niet te bellen bedrijven. Die lijst gebruiken wij nergens anders voor.

3a.6 Hoe lang. Zonder vervolg verwijderen wij uw gegevens twaalf maanden na het laatste contact. Uw vermelding op de lijst van niet te bellen bedrijven blijft staan, tot u vraagt om haar te verwijderen.

---

Artikel 4. Als u klant bent

Welke gegevens.

• Contactgegevens van uw medewerkers die het portaal gebruiken.
• Inloggegevens in versleutelde vorm.
• Facturatiegegevens.
• De door u aanvaarde versies van onze documenten, met het tijdstip van aanvaarding.
• Gegevens over het gebruik van het portaal en het verbruik van de dienst.

Waarvoor. Om de overeenkomst uit te voeren, te factureren, storingen op te sporen, en om u te informeren over wijzigingen in de dienst.

Grondslag. De uitvoering van de overeenkomst, en voor de fiscale administratie een wettelijke verplichting.

Hoe lang. Facturen en de daarbij horende administratie bewaren wij zeven jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft. De overige gegevens verwijderen wij binnen twaalf maanden na het einde van de overeenkomst.

---

Artikel 4a. De HandiQ-app en pushmeldingen

4a.1 Zet u als gebruiker van het portaal pushmeldingen aan op uw telefoon of computer, dan bewaren wij:

• het technische adres van uw toestel bij de pushdienst, met de bijbehorende sleutels;
• een naam voor het toestel;
• uw keuzes per soort melding.

4a.2 Waarvoor en grondslag. Om u de meldingen te sturen die u heeft gekozen. Dit is onderdeel van de uitvoering van de overeenkomst met uw werkgever of opdrachtgever, en van uw eigen keuze om meldingen aan te zetten.

4a.3 Hoe lang. Tot u het toestel verwijdert in "Meldingen op deze telefoon", of tot de pushdienst meldt dat het toestel niet meer bestaat. Dan verwijderen wij het ook zelf.

4a.4 De meldingen gaan via de pushdienst van Google, Apple of Mozilla, afhankelijk van uw toestel. De inhoud is versleuteld van onze server tot uw toestel; de pushdienst kan die niet lezen.

---

Artikel 5. Als u solliciteert of als leverancier met ons werkt

Sollicitanten. Wij bewaren uw gegevens tot vier weken na afronding van de procedure, of tot een jaar wanneer u daarvoor toestemming geeft.

Leveranciers. Wij bewaren contactgegevens en de administratie zolang de samenwerking duurt en daarna zolang de fiscale bewaarplicht geldt.

---

Artikel 5a. Ons partnerprogramma

5a.1 Partners. Van partners bewaren wij naam, bedrijf, e-mailadres, een partnercode en de commissieadministratie.

• Waarvoor: de uitvoering van de partnerovereenkomst.
• Hoe lang: zolang de samenwerking duurt, en daarna zolang de fiscale bewaarplicht geldt.

5a.2 Bezoekers die via een partner komen.

• Opent u onze website via de link van een partner, dan lezen wij de partnercode uit het adres van de pagina en vullen wij die in het formulier in. Wij plaatsen daarvoor geen cookie en slaan niets op in uw browser.
• Verstuurt u het formulier, dan gaat de code mee. Zo weten wij via welke partner u ons vond.
• U kunt de code in het formulier zelf aanpassen of weghalen.
• De partner krijgt van ons alleen de naam van uw bedrijf te zien en of u klant bent geworden. Gesprekken of andere gegevens krijgt hij niet.

---

Artikel 6. Nieuwsbrief en commerciële berichten

6.1 Wij sturen alleen commerciële e-mail wanneer u zich daarvoor heeft aangemeld, of wanneer u klant bent en het bericht gaat over een vergelijkbare dienst.

6.2 In elk bericht staat hoe u zich afmeldt. Meldt u zich af, dan bewaren wij uw e-mailadres in een afmeldlijst, zodat wij u niet opnieuw benaderen. Die lijst gebruiken wij nergens anders voor.

---

Artikel 7. U belde een bedrijf dat HandiQ gebruikt

7.1 De assistent nam op namens een bedrijf. Dat bedrijf bepaalt wat er met uw gegevens gebeurt, hoe lang ze worden bewaard en waarvoor ze worden gebruikt. Dat bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke; HandiQ is verwerker.

7.2 Wilt u weten welke gegevens over u zijn vastgelegd, wilt u ze laten corrigeren of verwijderen, of wilt u bezwaar maken, neem dan contact op met het bedrijf dat u belde.

7.3 Weet u niet welk bedrijf dat is, of komt u er niet uit, mail dan naar support@handiq.nl. Wij kunnen uw verzoek niet zelf inhoudelijk afhandelen, maar wij sturen het binnen vijf werkdagen door naar de juiste klant en bevestigen dat aan u.

7.4 De assistent meldt bij het begin van elk gesprek dat u met een AI-assistent spreekt. Wilt u liever een mens spreken, zeg dat dan. De assistent verbindt u door of legt een terugbelverzoek vast, afhankelijk van wat het bedrijf heeft ingesteld.

7.5 Van het gesprek wordt geen audio bewaard. Er wordt een transcript en een samenvatting vastgelegd. Hoe lang die worden bewaard, bepaalt het bedrijf.

7.6 Hetzelfde geldt als u een bedrijf dat HandiQ gebruikt via de webchat of WhatsApp benaderde, of er online een afspraak boekte.

---

Artikel 7a. U werd gebeld namens een bedrijf dat HandiQ gebruikt

7a.1 De assistent belde u namens een bedrijf dat daarvoor een reden heeft opgegeven: u vroeg om teruggebeld te worden, u bent klant van dat bedrijf, of u gaf toestemming. Dat bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke; HandiQ is verwerker. De assistent zegt aan het begin van het gesprek namens wie hij belt en dat u met een AI-assistent spreekt.

7a.2 Wilt u niet meer gebeld worden, zeg dat tegen de assistent. Dat wordt vastgelegd en aan het bedrijf doorgegeven. Voor inzage, correctie of verwijdering geldt artikel 7 lid 2 en 3.

---

Artikel 7b. U stuurde een WhatsApp-bericht aan een bedrijf dat HandiQ gebruikt

7b.1 Sommige bedrijven koppelen hun eigen WhatsApp Business-nummer aan HandiQ. Stuurt u zo'n bedrijf een WhatsApp-bericht, dan ontvangen wij via Meta uw bericht, uw telefoonnummer en de naam van uw WhatsApp-profiel. De assistent beantwoordt uw vragen namens dat bedrijf binnen 24 uur na uw bericht en kan een afspraak voor u maken, verzetten of afzeggen. Bevestigingen en herinneringen ontvangt u per sms.

7b.2 Het bedrijf dat u een bericht stuurde, is verantwoordelijk voor uw gegevens; HandiQ verwerkt ze in opdracht van dat bedrijf. Het bedrijf ziet het gesprek in ons portaal en kan het op elk moment overnemen.

7b.3 Gegevens die wij via WhatsApp ontvangen, gebruiken we alleen om deze dienst voor dat bedrijf te leveren. We verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor advertenties en trainen er geen AI-modellen mee.

7b.4 Meta Platforms Ireland Ltd. verwerkt uw berichten als aanbieder van WhatsApp, volgens de voorwaarden van WhatsApp Business. Voor het verwijderen van gegevens zie artikel 11a.

---

Artikel 8. U vroeg een demogesprek aan op handiq.nl

Welke gegevens.

• Uw telefoonnummer.
• De eenmalige code waarmee u het nummer bevestigt.
• Een versleutelde verkorte vorm van uw IP-adres en uw browsergegevens.
• Het transcript en de samenvatting van het demogesprek, inclusief het type bedrijf dat u noemt.

Waarvoor. Om u terug te bellen zoals u vroeg, en om misbruik van de demo te weren (ten hoogste drie aanvragen per nummer per dag, en een dagplafond).

Grondslag. Uw verzoek.

Hoe lang. Het telefoonnummer wordt dertig dagen na de aanvraag geanonimiseerd. Het transcript en de samenvatting verwijderen wij na negentig dagen. Wij sturen u geen andere berichten dan de eenmalige code.

---

Artikel 8a. U belde een demobedrijf van HandiQ

8a.1 HandiQ heeft demonstratiebedrijven met een eigen telefoonnummer, zoals een demorestaurant, waarmee u kunt ervaren hoe de assistent werkt. Voor die gesprekken is HandiQ verwerkingsverantwoordelijke.

8a.2 Welke gegevens. Uw telefoonnummer, het transcript en de samenvatting van het gesprek, en wat u tijdens het gesprek noemt, zoals een naam of een allergie bij een "reservering".

8a.3 Waarvoor en waarom dat mag. Om de demonstratie te laten werken en te verbeteren. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het tonen van onze dienst, en uw eigen keuze om het demonummer te bellen.

8a.4 Wat er niet gebeurt. Er wordt geen reservering of afspraak gemaakt en er wordt niets bevestigd of verstuurd. De assistent zegt dat aan het eind van het gesprek.

8a.5 Hoe lang. Alle gegevens van het gesprek verwijderen wij binnen 24 uur.

---

Artikel 8b. U vroeg tijdens een demogesprek om contact

8b.1 Vraagt u aan het eind van een demogesprek om teruggebeld te worden of om een demonstratie met een adviseur, dan legt HandiQ vast:

• uw naam en bedrijfsnaam;
• uw telefoonnummer;
• uw reactie op de demo;
• uw voorkeur voor dag en dagdeel.

8b.2 Waarvoor en grondslag. Om uw verzoek op te volgen; uw verzoek.

8b.3 Hoe lang. Zoals artikel 3: twaalf maanden na het laatste contact als er geen overeenkomst uit voortkomt.

---

Artikel 9. Met wie wij gegevens delen

9.1 Wij delen uw gegevens met partijen die ons helpen de dienst te leveren. Voor de gesprekken van onze klanten staat die lijst in Bijlage 2 van onze verwerkersovereenkomst en op handiq.nl/documenten/subverwerkers.

9.2 Voor de gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, schakelen wij in:

• de aanbieder die ons portaal en onze database host en via wie wij taalmodellen aanroepen (Lovable);
• Cloudflare voor de botcontrole op onze website;
• Microsoft (Clarity), Google (Google Ads) en Meta (Meta Pixel), alleen met uw toestemming (artikel 13);
• Meta Platforms Ireland Ltd. voor het WhatsApp Business Platform, alleen als een bedrijf WhatsApp als kanaal gebruikt (artikel 7b);
• onze telefonie- en berichtenleverancier (Telnyx) voor demogesprekken en de eenmalige code;
• dezelfde spraak- en taalleveranciers als voor onze klanten, voor de demogesprekken;
• onze e-mailvoorziening (Resend);
• onze betaaldienst (Stripe Payments Europe, Limited, Dublin) voor abonnementen en betalingen. Voor een deel van de betaalgegevens treedt Stripe op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, voor fraudebestrijding en wettelijke verplichtingen;
• de pushdiensten van Google, Apple en Mozilla voor pushmeldingen (artikel 4a);
• onze boekhoudsoftware.

9.3 Met elk van deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten, behalve waar zij zelfstandig verantwoordelijk zijn.

9.4 Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet om profielen op te bouwen voor derden.

---

Artikel 9a. Koppeling met Google Agenda

Een medewerker van een klant kan zijn of haar Google Agenda koppelen aan HandiQ. Dat gebeurt alleen als die medewerker daar zelf toestemming voor geeft via het inlogscherm van Google. HandiQ gebruikt die toegang uitsluitend voor:

• het opvragen van de lijst met agenda's, zodat de klant kan kiezen welke agenda's gebruikt worden;
• het controleren wanneer de medewerker bezet is (alleen vrij of bezet, niet de inhoud van afspraken), zodat de assistent alleen vrije tijden aanbiedt;
• het aanmaken, verzetten en annuleren van afspraken die via de assistent zijn geboekt, in de agenda die de klant daarvoor kiest.

HandiQ leest de inhoud van bestaande afspraken niet en slaat die niet op. Gegevens uit Google worden niet verkocht, niet gebruikt voor advertenties en niet gebruikt om AI-modellen te trainen. De toegang kan op elk moment worden ingetrokken in het portaal of via myaccount.google.com, onder Beveiliging, Apps van derden.

HandiQ's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

---

Artikel 10. Waar uw gegevens staan

10.1 Onze database staat op dit moment in het Verenigd Koninkrijk. Dat land beschikt over een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, wat betekent dat het beschermingsniveau daar gelijkwaardig wordt geacht aan dat binnen de Europese Unie. Onze hostingpartij is een Amerikaans bedrijf; voor doorgifte gelden de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

10.2 Een deel van de verwerking bij onze leveranciers vindt plaats buiten de Europese Economische Ruimte. Wij hanteren daarvoor de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework.

10.3 Wij beloven niet dat alle verwerking uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte plaatsvindt. Waar wat gebeurt staat per leverancier in de subverwerkerslijst op handiq.nl.

10.4 Wij zijn voornemens onze database te verplaatsen naar een datacentrum binnen de Europese Unie. Zolang dat niet is gebeurd, geldt wat in lid 1 staat.

---

Artikel 11. Uw rechten

11.1 U heeft het recht om:

• uw gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang;
• uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen;
• een gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.

11.2 Stuur uw verzoek naar support@handiq.nl. Wij reageren binnen een maand. Is uw verzoek ingewikkeld, dan kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij melden dat binnen de eerste maand.

11.3 Wij kunnen u vragen zich te identificeren, zodat wij geen gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken. Wij vragen daarbij niet om een kopie van uw identiteitsbewijs.

11.4 Bent u het niet eens met hoe wij uw verzoek afhandelen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

---

Artikel 11a. Gegevens laten verwijderen

11a.1 Wilt u dat wij uw gegevens verwijderen, ook gegevens die wij via WhatsApp, Facebook of een Google-koppeling hebben ontvangen? Stuur dan een e-mail naar support@handiq.nl met het onderwerp 'Verwijderverzoek' en het telefoonnummer of e-mailadres waarmee u contact had.

11a.2 Wij bevestigen uw verzoek binnen 5 werkdagen en verwijderen uw gegevens binnen 30 dagen, tenzij wij ze wettelijk langer moeten bewaren. Ging het om een bedrijf dat HandiQ gebruikt, dan stemmen wij het verzoek met dat bedrijf af.

11a.3 Heeft een bedrijf zijn Google Agenda of WhatsApp-nummer aan HandiQ gekoppeld, dan kan het die koppeling altijd zelf verbreken in het portaal. De toegang wordt dan ingetrokken en de opgeslagen toegangssleutels worden gewist.

---

Artikel 12. Hoe wij uw gegevens beveiligen

12.1 Al het verkeer naar onze website en ons portaal verloopt versleuteld.

12.2 Gegevens zijn per organisatie afgeschermd op databaseniveau. Een gebruiker kan uitsluitend gegevens opvragen van de organisatie waarvan hij lid is.

12.3 Toegang tot klantgegevens door onze medewerkers kan alleen via een supportsessie met een verplichte reden en een automatische verloopdatum. Elke sessie wordt vastgelegd in een logboek dat niemand kan wissen.

12.4 Wachtwoorden bewaren wij uitsluitend in versleutelde vorm.

12.5 Ontdekt u een kwetsbaarheid, meld die dan via support@handiq.nl. Wij reageren binnen vijf werkdagen en stellen misbruik van uw melding niet aan de orde zolang u de kwetsbaarheid niet verder uitbuit en de gegevens van anderen met rust laat.

---

Artikel 13. Cookies en vergelijkbare technieken

13.1 Zonder toestemming gebruiken wij alleen wat nodig is of nauwelijks gevolgen heeft:

• de botcontrole van Cloudflare bij formulieren; die is strikt noodzakelijk;
• onze eigen bezoekersteller: een willekeurig sessienummer in uw browser dat verdwijnt als u het tabblad sluit. Wij gebruiken het alleen om bezoeken te tellen, delen het met niemand en koppelen het niet aan andere gegevens;
• de bezoekstatistiek van onze hostingpartij, zonder cookies;
• het onthouden van uw keuze in de cookiemelding.

13.2 Analytisch, met uw toestemming. Wij gebruiken Microsoft Clarity, van Microsoft Ireland Operations Ltd., om te zien hoe bezoekers onze website gebruiken: waar wordt geklikt en gescrold, en opnames van bezoeken. Wat u in formulieren typt, wordt daarbij afgeschermd. Clarity plaatst cookies, onder meer _clck en _clsk. Microsoft bewaart opnames in de regel ten hoogste 30 dagen.

13.3 Marketing, met uw toestemming. Als wij advertenties tonen via Google of Meta (Facebook, Instagram), meten wij met hun tags of een bezoek of aanvraag uit een advertentie voortkomt, en kunnen wij u later opnieuw een advertentie tonen. Dat zijn Google Ads van Google Ireland Limited en de Meta Pixel van Meta Platforms Ireland Limited. Zij plaatsen cookies, onder meer _gcl_au en _fbp. Wij sturen geen naam, telefoonnummer of e-mailadres mee. Google en Meta zijn voor hun eigen gebruik van deze gegevens zelf verantwoordelijk.

13.4 Microsoft, Google en Meta kunnen gegevens buiten de Europese Unie verwerken. Daarvoor geldt het EU-VS Data Privacy Framework.

13.5 Analytische en marketingcookies worden pas geplaatst als u daar in de cookiemelding toestemming voor geeft, per soort. Weigert u, dan werkt de site gewoon. U kunt uw keuze altijd wijzigen via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Wij vragen uw keuze na zes maanden opnieuw.

13.6 De partnercode slaan wij niet op in uw browser (artikel 5a).

13.7 Het chatvenster dat op websites van onze klanten kan staan, plaatst geen cookies voor advertenties of voor het volgen van bezoekers over websites heen.

---

Artikel 14. Wijzigingen

14.1 Wij kunnen deze verklaring wijzigen. De actuele versie staat altijd op handiq.nl, met de datum van de laatste wijziging. Eerdere versies blijven daar raadpleegbaar.

14.2 Bij een wezenlijke wijziging informeren wij onze klanten per e-mail.

---

Wijzigingen ten opzichte van versie 1.3

Summary in English

HandiQ (New Start B.V., Rotterdam, the Netherlands) provides an AI receptionist for businesses by phone, web chat and WhatsApp. When you message a business that uses HandiQ on WhatsApp, we receive your message, phone number and profile name via Meta and use them only to reply and handle appointments on that business's behalf. When a business connects Google Calendar, we only check free/busy times and write appointments booked through HandiQ to the calendar it selects. We do not sell personal data, use it for advertising or use it to train AI models. To request deletion of your data, e-mail support@handiq.nl (see Article 11a). Analytics and advertising cookies are only placed with your consent (Article 13).