Privacyverklaring

Privacyverklaring HandiQ

Versie 1.3, vastgesteld 14 oktober 2026. Vervangt versie 1.2 van 13 oktober 2026.

Deze verklaring gaat over de persoonsgegevens waarvoor HandiQ zelf verwerkingsverantwoordelijke is: die van bezoekers van handiq.nl, van mensen die contact opnemen of een demogesprek aanvragen, van mensen die met een demobedrijf van HandiQ bellen, en van gebruikers van het portaal.

Voor de gesprekken die de assistent voert namens een klant is HandiQ verwerker en niet verwerkingsverantwoordelijke. Belde u een bedrijf dat HandiQ gebruikt, of werd u namens zo'n bedrijf gebeld, lees dan artikel 7 en 7a: u moet bij dat bedrijf zijn en niet bij ons, en daar leggen we uit hoe u ons wel kunt bereiken.

Artikel 1. Wie wij zijn

New Start B.V., handelend onder de naam HandiQ, Sicilieboulevard 328, 3059 XT Rotterdam, KvK 91555213, Btw NL865694382B01, support@handiq.nl.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor een organisatie van deze omvang en met deze verwerkingen niet verplicht. Vragen over privacy kunt u stellen via support@handiq.nl.

Artikel 2. Bezoekers van onze website

Welke gegevens. Uw IP-adres in verkorte vorm, het type browser en apparaat, de pagina's die u bekijkt, en hoe u op de site terecht bent gekomen. Bij het aanvragen van een demogesprek ook een versleutelde, verkorte vorm van uw IP-adres en uw browsergegevens voor de botcontrole.

Waarvoor. Om de website te laten werken, misbruik te weren en te begrijpen welke pagina's worden gelezen.

Grondslag. Ons gerechtvaardigd belang bij een werkende, veilige en begrijpelijke website. Voor cookies die niet nodig zijn om de site te laten werken vragen wij vooraf uw toestemming.

Hoe lang. Bezoekgegevens bewaren wij ten hoogste veertien maanden.

Artikel 3. Als u contact met ons opneemt

Welke gegevens. Uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en wat u ons schrijft of vertelt.

Waarvoor. Om uw vraag te beantwoorden en, als daar een offerte uit voortkomt, om die op te stellen.

Grondslag. Uw verzoek, en onze voorbereiding op een mogelijke overeenkomst.

Hoe lang. Loopt er geen overeenkomst uit voort, dan bewaren wij uw gegevens twaalf maanden na het laatste contact. Komt er wel een overeenkomst, dan gelden de termijnen uit artikel 4.

Artikel 4. Als u klant bent

Welke gegevens. Contactgegevens van uw medewerkers die het portaal gebruiken, inloggegevens in versleutelde vorm, facturatiegegevens, de door u aanvaarde versies van onze documenten met het tijdstip van aanvaarding, en gegevens over het gebruik van het portaal en het verbruik van de dienst.

Waarvoor. Om de overeenkomst uit te voeren, te factureren, storingen op te sporen, en om u te informeren over wijzigingen in de dienst.

Grondslag. De uitvoering van de overeenkomst, en voor de fiscale administratie een wettelijke verplichting.

Hoe lang. Facturen en de daarbij horende administratie bewaren wij zeven jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft. De overige gegevens verwijderen wij binnen twaalf maanden na het einde van de overeenkomst.

Artikel 5. Als u solliciteert of als leverancier met ons werkt

Sollicitanten. Wij bewaren uw gegevens tot vier weken na afronding van de procedure, of tot een jaar wanneer u daarvoor toestemming geeft.

Leveranciers. Wij bewaren contactgegevens en de administratie zolang de samenwerking duurt en daarna zolang de fiscale bewaarplicht geldt.

Artikel 6. Nieuwsbrief en commerciële berichten

6.1 Wij sturen alleen commerciële e-mail wanneer u zich daarvoor heeft aangemeld of wanneer u klant bent en het bericht gaat over een vergelijkbare dienst.

6.2 In elk bericht staat hoe u zich afmeldt. Meldt u zich af, dan bewaren wij uw e-mailadres in een afmeldlijst, zodat wij u niet opnieuw benaderen. Die lijst gebruiken wij nergens anders voor.

Artikel 7. U belde een bedrijf dat HandiQ gebruikt

7.1 De assistent nam op namens een bedrijf. Dat bedrijf bepaalt wat er met uw gegevens gebeurt, hoe lang ze worden bewaard en waarvoor ze worden gebruikt. Dat bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke; HandiQ is verwerker.

7.2 Wilt u weten welke gegevens over u zijn vastgelegd, wilt u ze laten corrigeren of verwijderen, of wilt u bezwaar maken, neem dan contact op met het bedrijf dat u belde.

7.3 Weet u niet welk bedrijf dat is, of komt u er niet uit, mail dan naar support@handiq.nl. Wij kunnen uw verzoek niet zelf inhoudelijk afhandelen, maar wij sturen het binnen vijf werkdagen door naar de juiste klant en bevestigen dat aan u.

7.4 De assistent meldt bij het begin van elk gesprek dat u met een AI-assistent spreekt. Wilt u liever een mens spreken, zeg dat dan; de assistent verbindt u door of legt een terugbelverzoek vast, afhankelijk van wat het bedrijf heeft ingesteld.

7.5 Van het gesprek wordt geen audio bewaard. Er wordt een transcript en een samenvatting vastgelegd. Hoe lang die worden bewaard, bepaalt het bedrijf.

Artikel 7a. U werd gebeld namens een bedrijf dat HandiQ gebruikt

7a.1 De assistent belde u namens een bedrijf dat daarvoor een reden heeft opgegeven: u vroeg om teruggebeld te worden, u bent klant van dat bedrijf, of u gaf toestemming. Dat bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke; HandiQ is verwerker. De assistent zegt aan het begin van het gesprek namens wie hij belt en dat u met een AI-assistent spreekt.

7a.2 Wilt u niet meer gebeld worden, zeg dat tegen de assistent. Dat wordt vastgelegd en aan het bedrijf doorgegeven. Voor inzage, correctie of verwijdering geldt artikel 7 lid 2 en 3.

Artikel 7b. U stuurde een WhatsApp-bericht aan een bedrijf dat HandiQ gebruikt

7b.1 Sommige bedrijven koppelen hun eigen WhatsApp Business-nummer aan HandiQ. Stuurt u zo'n bedrijf een WhatsApp-bericht, dan ontvangen wij via Meta uw bericht, uw telefoonnummer en de naam van uw WhatsApp-profiel. De assistent beantwoordt uw vragen namens dat bedrijf binnen 24 uur na uw bericht en kan een afspraak voor u maken, verzetten of afzeggen. Bevestigingen en herinneringen ontvangt u per sms.

7b.2 Het bedrijf dat u een bericht stuurde, is verantwoordelijk voor uw gegevens; HandiQ verwerkt ze in opdracht van dat bedrijf. Het bedrijf ziet het gesprek in ons portaal en kan het op elk moment overnemen.

7b.3 Gegevens die wij via WhatsApp ontvangen, gebruiken we alleen om deze dienst voor dat bedrijf te leveren. We verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor advertenties en trainen er geen AI-modellen mee.

7b.4 Meta Platforms Ireland Ltd. verwerkt uw berichten als aanbieder van WhatsApp, volgens de voorwaarden van WhatsApp Business. Voor het verwijderen van gegevens zie artikel 11a.

Artikel 8. U vroeg een demogesprek aan op handiq.nl

Welke gegevens. Uw telefoonnummer, de eenmalige code waarmee u het nummer bevestigt, een versleutelde verkorte vorm van uw IP-adres en uw browsergegevens, en het transcript en de samenvatting van het demogesprek, inclusief het type bedrijf dat u noemt.

Waarvoor. Om u terug te bellen zoals u vroeg, en om misbruik van de demo te weren (ten hoogste drie aanvragen per nummer per dag, en een dagplafond).

Grondslag. Uw verzoek.

Hoe lang. Het telefoonnummer wordt dertig dagen na de aanvraag geanonimiseerd. Het transcript en de samenvatting verwijderen wij na negentig dagen. Wij sturen u geen andere berichten dan de eenmalige code.

Artikel 8a. U belde een demobedrijf van HandiQ

8a.1 HandiQ heeft demonstratiebedrijven met een eigen telefoonnummer, zoals een demorestaurant, waarmee u kunt ervaren hoe de assistent werkt. Voor die gesprekken is HandiQ verwerkingsverantwoordelijke.

8a.2 Welke gegevens. Uw telefoonnummer, het transcript en de samenvatting van het gesprek, en wat u tijdens het gesprek noemt, zoals een naam of een allergie bij een "reservering".

8a.3 Waarvoor en waarom dat mag. Om de demonstratie te laten werken en te verbeteren; ons gerechtvaardigd belang bij het tonen van onze dienst, en uw eigen keuze om het demonummer te bellen.

8a.4 Wat er niet gebeurt. Er wordt geen reservering of afspraak gemaakt en er wordt niets bevestigd of verstuurd. De assistent zegt dat aan het eind van het gesprek.

8a.5 Hoe lang. Alle gegevens van het gesprek verwijderen wij binnen 24 uur.

Artikel 8b. U vroeg tijdens een demogesprek om contact

8b.1 Vraagt u aan het eind van een demogesprek om teruggebeld te worden of om een demonstratie met een adviseur, dan legt HandiQ uw naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, uw reactie op de demo en uw voorkeur voor dag en dagdeel vast.

8b.2 Waarvoor en grondslag. Om uw verzoek op te volgen; uw verzoek.

8b.3 Hoe lang. Zoals artikel 3: twaalf maanden na het laatste contact als er geen overeenkomst uit voortkomt.

Artikel 9. Met wie wij gegevens delen

9.1 Wij delen uw gegevens met partijen die ons helpen de dienst te leveren. Voor de gesprekken van onze klanten staat die lijst in Bijlage 2 van onze verwerkersovereenkomst en op handiq.nl/documenten/subverwerkers.

9.2 Voor de gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, schakelen wij in: de aanbieder die ons portaal en onze database host (Lovable), Cloudflare voor de botcontrole op onze website, onze telefonie- en berichtenleverancier (Telnyx) voor demogesprekken en de eenmalige code, dezelfde spraak- en taalleveranciers als voor onze klanten voor de demogesprekken, onze e-mailvoorziening (Resend), en onze boekhoudsoftware. Daarnaast Meta Platforms Ireland Ltd.: WhatsApp Business Platform, alleen als een bedrijf WhatsApp als kanaal gebruikt.

9.3 Met elk van deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten.

9.4 Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet om profielen op te bouwen voor derden.

Artikel 9a. Koppeling met Google Agenda

Een medewerker van een klant kan zijn of haar Google Agenda koppelen aan HandiQ. Dat gebeurt alleen als die medewerker daar zelf toestemming voor geeft via het inlogscherm van Google. HandiQ gebruikt die toegang uitsluitend voor:

• het opvragen van de lijst met agenda's, zodat de klant kan kiezen welke agenda's gebruikt worden;
• het controleren wanneer de medewerker bezet is (alleen vrij of bezet, niet de inhoud van afspraken), zodat de assistent alleen vrije tijden aanbiedt;
• het aanmaken, verzetten en annuleren van afspraken die via de assistent zijn geboekt, in de agenda die de klant daarvoor kiest.

HandiQ leest de inhoud van bestaande afspraken niet en slaat die niet op. Gegevens uit Google worden niet verkocht, niet gebruikt voor advertenties en niet gebruikt om AI-modellen te trainen. De toegang kan op elk moment worden ingetrokken in het portaal of via myaccount.google.com, onder Beveiliging, Apps van derden.

HandiQ's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Artikel 10. Waar uw gegevens staan

10.1 Onze database staat op dit moment in het Verenigd Koninkrijk. Dat land beschikt over een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, wat betekent dat het beschermingsniveau daar gelijkwaardig wordt geacht aan dat binnen de Europese Unie.

10.2 Een deel van de verwerking bij onze leveranciers vindt plaats buiten de Europese Economische Ruimte. Wij hanteren daarvoor de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een certificering onder het EU-VS Data Privacy Framework.

10.3 Wij beloven niet dat alle verwerking uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte plaatsvindt. De telefonie, de gespreksruimte en de spraakherkenning verwerken binnen de Europese Unie; waar wat gebeurt staat per leverancier in de subverwerkerslijst op handiq.nl.

10.4 Wij zijn voornemens onze database te verplaatsen naar een datacentrum binnen de Europese Unie. Zolang dat niet is gebeurd, geldt wat in lid 1 staat.

Artikel 11. Uw rechten

11.1 U heeft het recht om: uw gegevens in te zien; onjuiste gegevens te laten corrigeren; uw gegevens te laten verwijderen; de verwerking te laten beperken; bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang; uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen; een gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.

11.2 Stuur uw verzoek naar support@handiq.nl. Wij reageren binnen een maand. Is uw verzoek ingewikkeld, dan kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij melden dat binnen de eerste maand.

11.3 Wij kunnen u vragen zich te identificeren, zodat wij geen gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken. Wij vragen daarbij niet om een kopie van uw identiteitsbewijs.

11.4 Bent u het niet eens met hoe wij uw verzoek afhandelen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 11a. Gegevens laten verwijderen

11a.1 Wilt u dat wij uw gegevens verwijderen, ook gegevens die wij via WhatsApp, Facebook of een Google-koppeling hebben ontvangen? Stuur dan een e-mail naar support@handiq.nl met het onderwerp 'Verwijderverzoek' en het telefoonnummer of e-mailadres waarmee u contact had.

11a.2 Wij bevestigen uw verzoek binnen 5 werkdagen en verwijderen uw gegevens binnen 30 dagen, tenzij wij ze wettelijk langer moeten bewaren. Ging het om een bedrijf dat HandiQ gebruikt, dan stemmen wij het verzoek met dat bedrijf af.

11a.3 Heeft een bedrijf zijn Google Agenda of WhatsApp-nummer aan HandiQ gekoppeld, dan kan het die koppeling altijd zelf verbreken in het portaal. De toegang wordt dan ingetrokken en de opgeslagen toegangssleutels worden gewist.

Artikel 12. Hoe wij uw gegevens beveiligen

12.1 Al het verkeer naar onze website en ons portaal verloopt versleuteld.

12.2 Gegevens zijn per organisatie afgeschermd op databaseniveau. Een gebruiker kan uitsluitend gegevens opvragen van de organisatie waarvan hij lid is.

12.3 Toegang tot klantgegevens door onze medewerkers kan alleen via een supportsessie met een verplichte reden en een automatische verloopdatum. Elke sessie wordt vastgelegd in een logboek dat niemand kan wissen.

12.4 Wachtwoorden bewaren wij uitsluitend in versleutelde vorm.

12.5 Ontdekt u een kwetsbaarheid, meld die dan via support@handiq.nl. Wij reageren binnen vijf werkdagen en stellen misbruik van uw melding niet aan de orde zolang u de kwetsbaarheid niet verder uitbuit en de gegevens van anderen met rust laat.

Artikel 13. Cookies

13.1 Onze website gebruikt cookies die nodig zijn om de site te laten werken, waaronder een cookie van de botcontrole bij het aanvragen van een demogesprek. Daarvoor is geen toestemming vereist.

13.2 Voor cookies die wij gebruiken om het bezoek te meten vragen wij vooraf uw toestemming. Weigert u, dan werkt de site gewoon.

13.3 U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen op de website.

13.4 Het chatvenster dat op websites van onze klanten kan staan, plaatst geen cookies voor advertenties of voor het volgen van bezoekers over websites heen.

Artikel 14. Wijzigingen

14.1 Wij kunnen deze verklaring wijzigen. De actuele versie staat altijd op handiq.nl, met de datum van de laatste wijziging. Eerdere versies blijven daar raadpleegbaar.

14.2 Bij een wezenlijke wijziging informeren wij onze klanten per e-mail.

Wijzigingen ten opzichte van versie 1.2

Summary in English

HandiQ (New Start B.V., Rotterdam, the Netherlands) provides an AI receptionist for businesses by phone, web chat and WhatsApp. When you message a business that uses HandiQ on WhatsApp, we receive your message, phone number and profile name via Meta and use them only to reply and handle appointments on that business's behalf. When a business connects Google Calendar, we only check free/busy times and write appointments booked through HandiQ to the calendar it selects. We do not sell personal data, use it for advertising or use it to train AI models. To request deletion of your data, e-mail support@handiq.nl (see Article 11a).