Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden HandiQ

Versie 1.1, vastgesteld 22 september 2026. Vervangt versie 1.0 van 15 september 2026.

Artikel 1. Definities

1.1 HandiQ: New Start B.V., handelend onder de naam HandiQ, gevestigd aan de Sicilieboulevard 328, 3059 XT Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 91555213, btw-identificatienummer NL865694382B01.

1.2 Klant: de partij die met HandiQ een overeenkomst sluit. Deze voorwaarden gelden uitsluitend jegens partijen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

1.3 Dienst: het door HandiQ geleverde platform waarmee namens de klant inkomende telefoongesprekken worden beantwoord, uitgaande telefoongesprekken worden gevoerd, en websitechats en WhatsApp-berichten worden beantwoord door een AI-assistent, met inbegrip van het portaal. Op de website van HandiQ wordt de assistent ook aangeduid als AI-receptionist; dat is dezelfde dienst.

1.4 Assistent: de door de klant ingerichte AI-assistent die gesprekken voert.

1.5 Portaal: de beveiligde webomgeving waarin de klant zijn assistent inricht en de resultaten inziet.

1.6 Beller: degene die de klant belt, door de assistent namens de klant wordt gebeld, of via de webchat of WhatsApp contact opneemt.

1.7 Overeenkomst: het geheel van de bestelling, deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.

1.8 Uitgaand gesprek: een telefoongesprek dat de assistent namens de klant begint, bijvoorbeeld om een beller terug te bellen die daarom heeft gevraagd, of binnen een door de klant ingerichte belcampagne.

1.9 Grondslag: de door de klant per uitgaand gesprek opgegeven reden waarom dat gesprek is toegestaan, uit de in het portaal aangeboden lijst, waaronder toestemming van de beller, een bestaande klantrelatie of een terugbelverzoek van de beller.

Artikel 2. Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten van HandiQ.

2.2 Inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, ook wanneer die voorwaarden een bepaling van gelijke strekking bevatten.

2.3 Afwijkingen gelden alleen wanneer HandiQ ze schriftelijk heeft bevestigd.

2.4 Bij tegenstrijdigheid geldt deze volgorde: de verwerkersovereenkomst, daarna de bestelling, daarna deze voorwaarden.

Artikel 3. Totstandkoming

3.1 De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de klant een bestelling plaatst en HandiQ die bevestigt, of op het moment dat HandiQ de dienst beschikbaar stelt. Bij een bestelling via de website komt de overeenkomst tot stand zodra de klant het pakket heeft gekozen, deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst afzonderlijk heeft aanvaard en de betaalmethode is bevestigd. HandiQ legt per document de aanvaarde versie en het tijdstip van aanvaarding vast en stuurt beide documenten mee met de bevestiging.

3.2 Aanbiedingen zijn vrijblijvend en geldig gedurende dertig dagen, tenzij anders vermeld.

3.3 Kennelijke verschrijvingen binden HandiQ niet.

Artikel 4. Proefperiode en demonstraties

4.1 HandiQ kan een proefperiode of een periode met recht op terugbetaling aanbieden. De duur en de voorwaarden staan in de aanbieding.

4.2 Tijdens een proefperiode kan de klant per direct opzeggen zonder kosten.

4.3 Zegt de klant niet op, dan gaat de overeenkomst na afloop van de proefperiode over in een betaald abonnement.

4.4 Het verbruik van telefonie en berichten tijdens een proefperiode kan begrensd zijn. HandiQ meldt die grens vooraf.

4.5 HandiQ biedt op zijn website en via eigen demonstratienummers demogesprekken aan. Een demogesprek is kosteloos, schept geen overeenkomst en heeft geen gevolgen: een in een demogesprek gemaakte reservering of afspraak bestaat niet en er worden geen bevestigingen verstuurd. HandiQ mag demogesprekken begrenzen in aantal en duur.

4.6 Vraagt iemand in of na een demogesprek om contact met een adviseur van HandiQ, dan verwerkt HandiQ de daarvoor opgegeven gegevens volgens de privacyverklaring van HandiQ.

Artikel 5. Levering en inrichting

5.1 HandiQ stelt de dienst beschikbaar via het portaal.

5.2 De klant richt zijn assistent zelf in. HandiQ kan daarbij ondersteunen, onder meer met per branche vooringevulde instellingen; die ondersteuning verandert niets aan de verantwoordelijkheid van de klant voor de inhoud.

5.3 Een wijziging in de inrichting wordt pas actief nadat de klant een nieuwe versie heeft gepubliceerd. Tot dat moment blijft de eerder gepubliceerde versie gelden. De klant is zelf verantwoordelijk voor het publiceren.

5.4 HandiQ kan een telefoonnummer aan de klant toewijzen uit eigen voorraad. Dat nummer blijft eigendom van HandiQ en wordt aan de klant in gebruik gegeven. Bij het einde van de overeenkomst vervalt het gebruiksrecht.

5.5 De klant kan in plaats daarvan zijn eigen nummer laten doorschakelen naar een nummer van HandiQ. Het abonnement en de kosten van dat eigen nummer blijven bij de klant.

5.6 Het nummer uit lid 4 kan niet door de klant worden meegenomen naar een andere aanbieder. Wil de klant een eigen, overdraagbaar nummer, dan wordt dat per geval afgesproken.

5.7 Zolang de assistent van de klant niet is gepubliceerd, hoort een beller op het toegewezen nummer een storingsmelding. Dat is geen storing in de zin van het document Beschikbaarheid en storingen.

Artikel 6. Verplichtingen van de klant

6.1 De klant zorgt voor juiste en actuele gegevens in het portaal, waaronder diensten, werktijden, agendakoppelingen en doorschakelbestemmingen.

6.2 De klant zorgt ervoor dat wat zijn assistent zegt juist is. De teksten die de klant in het portaal invult, waaronder de begroeting, de omschrijving van het bedrijf, de gespreksregels en de antwoorden op veelgestelde vragen, worden letterlijk uitgesproken of getoond. HandiQ toetst die teksten niet op juistheid.

6.3 De klant heeft een geldige grondslag voor het verwerken van de gegevens van zijn bellers en informeert hen zoals de wet voorschrijft.

6.4 De klant gebruikt de dienst niet voor misleidende doeleinden of in strijd met wet- of regelgeving.

6.5 De klant kan per dienst velden inschakelen die de assistent uitvraagt. Schakelt de klant een veld in dat bijzondere categorieën persoonsgegevens kan opleveren, zoals een vraag naar allergieën of dieetwensen, dan zorgt de klant voor een geldige grondslag en informeert hij zijn bellers daarover. Het inschakelen in het portaal, met de daarbij getoonde toelichting, geldt als de melding aan HandiQ die de verwerkersovereenkomst vraagt.

6.6 De klant houdt zijn inloggegevens geheim en meldt misbruik onverwijld.

6.7 De klant zet de webchat alleen op domeinen die hij in het portaal heeft opgegeven en waarover hij zeggenschap heeft.

6.8 Uitgaande gesprekken. De klant laat de assistent alleen uitgaande gesprekken voeren met een grondslag als bedoeld in artikel 1 lid 9. De klant is verantwoordelijk voor de naleving van de regels over ongevraagde communicatie, waaronder artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet. De klant belt via de dienst geen consumenten en geen eenmanszaken zonder hun voorafgaande toestemming, tenzij het gesprek een terugbelverzoek van die persoon beantwoordt of een bestaande klantrelatie betreft, en hij houdt een lijst bij van personen die niet meer gebeld willen worden. HandiQ legt per uitgaand gesprek de opgegeven grondslag vast en voert geen uitgaand gesprek zonder grondslag.

6.9 AI-melding. De assistent maakt aan het begin van elk gesprek kenbaar dat de beller met een AI-assistent spreekt. De klant richt zijn assistent niet zo in dat die melding wordt omzeild en vraagt HandiQ niet om de melding uit te zetten. HandiQ weigert een inrichting te publiceren waarin de melding ontbreekt.

Artikel 7. Wat de dienst wel en niet is

7.1 De assistent is een geautomatiseerd systeem. Hij verstaat niet alles, en hij kan een beller verkeerd begrijpen.

7.2 HandiQ garandeert niet dat elk gesprek foutloos verloopt, dat elke afspraak juist wordt vastgelegd, of dat elk gegeven correct wordt verstaan. De klant richt zijn bedrijfsvoering zo in dat een fout wordt opgemerkt en hersteld.

7.3 De klant kan de resultaten van elk gesprek in het portaal inzien en corrigeren. HandiQ adviseert dat regelmatig te doen.

7.4 De assistent geeft geen medisch, juridisch of financieel advies en is niet geschikt voor spoedeisende of levensbedreigende situaties. De klant richt zijn assistent niet in voor dat gebruik en zorgt ervoor dat bellers in zulke gevallen een mens kunnen bereiken.

7.5 De dienst vervangt geen alarmnummer en biedt geen toegang tot nooddiensten.

7.6 De assistent legt een afspraak of reservering pas vast na een uitdrukkelijke bevestiging van de beller en verzint geen beschikbaarheid. Dat gedrag is in de software vastgelegd en niet afhankelijk van de teksten van de klant.

7.7 HandiQ bewaart geen audio-opnamen van gesprekken. Van elk gesprek worden een transcript en een samenvatting vastgelegd; het transcript geeft weer wat er is uitgesproken.

7.8 Hoe HandiQ omgaat met de meldplicht uit de AI-verordening staat in de AI-transparantieverklaring op handiq.nl, die deel uitmaakt van de overeenkomst.

7.9 HandiQ mag een gesprek beëindigen dat kennelijk is bedoeld om de werking of de instructies van de assistent te achterhalen of te manipuleren, en dat gesprek als misbruik aanmerken.

Artikel 8. Beschikbaarheid en onderhoud

8.1 HandiQ spant zich in om de dienst beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid.

8.2 HandiQ is voor het leveren van de dienst afhankelijk van derden, waaronder de telefonieleverancier en de leveranciers van spraakherkenning, taalmodel en spraaksynthese. Een storing bij een van hen kan de dienst raken.

8.3 Gepland onderhoud voert HandiQ zoveel mogelijk buiten kantooruren uit en kondigt hij vooraf aan wanneer het de beschikbaarheid raakt.

8.4 HandiQ mag de dienst ontwikkelen en wijzigen. Een wijziging die de kernfuncties wezenlijk beperkt meldt HandiQ ten minste dertig dagen vooraf; de klant mag in dat geval opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.

8.5 HandiQ mag de dienst opschorten bij misbruik, bij een acuut beveiligingsprobleem, of bij een betalingsachterstand als bedoeld in artikel 9 lid 9. HandiQ meldt dat vooraf wanneer dat mogelijk is.

8.6 Wat HandiQ toezegt over beschikbaarheid, storingsklassen en reactietijden staat in het document Beschikbaarheid en storingen, dat dit artikel aanvult.

Artikel 9. Vergoeding en betaling

9.1 De klant betaalt de overeengekomen abonnementsvergoeding en het overeengekomen tarief voor verbruik.

9.2 Bedragen zijn in euro en exclusief btw.

9.3 De abonnementsvergoeding wordt vooraf gefactureerd, het verbruik achteraf.

9.4 De betaaltermijn is veertien dagen na factuurdatum. Bij betaling via automatische incasso of kaart wordt het bedrag op de factuurdatum geïnd.

9.5 Bij overschrijding is de klant van rechtswege in verzuim en is hij de wettelijke handelsrente en de buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.

9.6 HandiQ mag de tarieven eenmaal per jaar wijzigen. HandiQ meldt dat ten minste zestig dagen vooraf. Bedraagt de verhoging meer dan de consumentenprijsindex over de voorgaande twaalf maanden, dan mag de klant opzeggen tegen de ingangsdatum van de verhoging.

9.7 HandiQ hanteert plafonds tegen misbruik en onverwacht verbruik. Partijen kunnen daarnaast een uitgavelimiet afspreken; biedt het portaal die instelling, dan kan de klant hem daar zelf zetten. Wordt een limiet bereikt, dan schort HandiQ het verbruik op tot de limiet is verhoogd. HandiQ is niet aansprakelijk voor gemiste gesprekken als gevolg van een door of voor de klant ingestelde limiet.

9.8 Verrekening of opschorting door de klant is niet toegestaan.

9.9 Mislukt een incasso of kaartbetaling, dan meldt HandiQ dat en probeert het opnieuw. Blijft betaling veertien dagen na een mislukte incasso en een aanmaning uit, dan mag HandiQ de assistent uitzetten. Bellers horen dan een neutrale melding dat het nummer tijdelijk niet bereikbaar is. HandiQ meldt de klant dat drie werkdagen vooraf. Na ontvangst van de betaling staat de assistent binnen één werkdag weer aan.

Artikel 10. Duur en opzegging

10.1 De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij een vaste looptijd is afgesproken.

10.2 Beide partijen kunnen opzeggen met een opzegtermijn van één maand, tegen het einde van een kalendermaand.

10.3 Bij een vaste looptijd kan tegen het einde daarvan worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand. Zonder opzegging wordt de overeenkomst verlengd met een periode van gelijke duur, waarna lid 2 geldt.

10.4 Opzeggen kan schriftelijk of via het portaal.

10.5 Elk van beide partijen mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij faillissement, surseance van betaling of beëindiging van de bedrijfsvoering van de andere partij.

10.6 Na het einde van de overeenkomst heeft de klant dertig dagen om zijn gegevens uit het portaal te exporteren, of op verzoek van HandiQ te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Daarna worden ze verwijderd volgens artikel 8 van de verwerkersovereenkomst.

10.7 Bij het einde van de overeenkomst vervalt het gebruiksrecht op het toegewezen nummer (artikel 5 lid 4). HandiQ houdt het nummer ten minste dertig dagen buiten gebruik voordat het opnieuw wordt uitgegeven.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

11.1 De aansprakelijkheid van HandiQ is beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die de schade veroorzaakte aan HandiQ heeft betaald voor de dienst.

11.2 Bestaat de overeenkomst nog geen twaalf maanden, dan wordt het betaalde bedrag omgerekend naar een periode van twaalf maanden.

11.3 HandiQ is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste omzet, gemiste opdrachten, gemiste besparingen, reputatieschade en schade door bedrijfsstagnatie.

11.4 HandiQ is in het bijzonder niet aansprakelijk voor:

a. schade doordat de assistent een beller verkeerd heeft verstaan of begrepen; b. schade doordat een afspraak onjuist, niet of dubbel is vastgelegd; c. schade door onjuiste teksten die de klant zelf in het portaal heeft ingevuld; d. schade door een storing bij een leverancier als bedoeld in artikel 8 lid 2; e. schade doordat een gesprek niet tot stand kwam; f. schade doordat een uitgaand gesprek niet is beantwoord, op een voicemail is uitgekomen of door de gebelde is geweigerd; g. aanspraken van derden wegens uitgaande gesprekken waarvoor de klant de grondslag heeft opgegeven.

11.5 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van HandiQ of van personen die tot de bedrijfsleiding van HandiQ behoren, niet voor zover de wet de beperking verbiedt, en niet voor bestuurlijke boetes die aan HandiQ zelf worden opgelegd wegens een tekortkoming die aan HandiQ is toe te rekenen.

11.6 Een vordering tot schadevergoeding vervalt wanneer HandiQ niet binnen twaalf maanden na het ontstaan van de schade schriftelijk aansprakelijk is gesteld.

11.7 De klant vrijwaart HandiQ voor aanspraken van derden, waaronder bellers en toezichthouders, die voortvloeien uit het niet naleven door de klant van artikel 6.

Artikel 12. Overmacht

12.1 HandiQ is niet gehouden tot nakoming bij overmacht.

12.2 Onder overmacht valt in elk geval: uitval van telecommunicatie- of internetverbindingen, storingen bij leveranciers als bedoeld in artikel 8 lid 2, stroomuitval, cyberaanvallen, en overheidsmaatregelen.

12.3 Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst opzeggen zonder schadeplichtig te zijn.

Artikel 13. Intellectuele eigendom

13.1 Alle rechten op de dienst, het portaal, de instructies waarmee de assistent wordt aangestuurd en de onderliggende software berusten bij HandiQ of bij zijn licentiegevers.

13.2 De klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

13.3 De gegevens die de klant invoert en de gegevens die uit gesprekken voortkomen blijven van de klant. HandiQ verkrijgt daarop geen rechten.

13.4 De klant mag de dienst niet nabouwen, decompileren of beschikbaar stellen aan derden, tenzij de wet dat toestaat. Daaronder valt ook het gebruiken van de dienst om de instructies van HandiQ te achterhalen of na te maken.

13.5 Geeft de klant HandiQ suggesties voor verbetering, dan mag HandiQ die vrijelijk gebruiken zonder vergoeding. Dit recht geldt niet voor gegevens uit gesprekken.

Artikel 14. Geheimhouding

14.1 Partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim.

14.2 Deze verplichting geldt niet voor informatie die openbaar is, die de ontvangende partij al kende, of die op grond van de wet openbaar moet worden gemaakt.

14.3 Deze verplichting blijft na het einde van de overeenkomst drie jaar gelden.

Artikel 15. Verwijzing naar de klant

15.1 HandiQ mag de naam en het logo van de klant alleen als referentie gebruiken wanneer de klant daar schriftelijk mee heeft ingestemd.

15.2 De klant kan die instemming op elk moment intrekken. HandiQ verwijdert de verwijzing dan binnen dertig dagen.

Artikel 16. Wijziging van de voorwaarden

16.1 HandiQ mag deze voorwaarden wijzigen. HandiQ meldt dat ten minste dertig dagen vooraf.

16.2 Verslechtert de positie van de klant wezenlijk, dan mag hij opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.

16.3 Een wijziging die voortvloeit uit gewijzigde wetgeving geeft geen opzegrecht.

16.4 Eerdere versies blijven op handiq.nl raadpleegbaar. Op een overeenkomst is de versie van toepassing die gold op het moment van aanvaarding, tot een wijziging volgens dit artikel in werking is getreden.

Artikel 17. Overdracht

17.1 De klant mag zijn rechten en verplichtingen niet overdragen zonder schriftelijke toestemming van HandiQ.

17.2 HandiQ mag zijn rechten en verplichtingen overdragen bij overname of reorganisatie. HandiQ meldt dat vooraf. De klant mag in dat geval opzeggen binnen dertig dagen na die melding.

Artikel 18. Toepasselijk recht en geschillen

18.1 Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

18.2 Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.

18.3 Lukt dat niet, dan is de rechtbank Rotterdam bij uitsluiting bevoegd.

18.4 Het Weens Koopverdrag is niet van toepassing.

Artikel 19. Slotbepalingen

19.1 Is een bepaling nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden.

19.2 Het niet inroepen van een recht betekent geen afstand daarvan.

19.3 De administratie van HandiQ levert dwingend bewijs op van wat partijen zijn overeengekomen en van wat is verbruikt, behoudens tegenbewijs.

New Start B.V., handelend onder de naam HandiQ, Sicilieboulevard 328, 3059 XT Rotterdam, KvK 91555213, Btw NL865694382B01, support@handiq.nl

Wijzigingen ten opzichte van versie 1.0