Telefoon aannemen uitbesteden: wat kan wel en wat niet
Dave Stoffels ·
Je kunt niet altijd zelf opnemen, en toch wil je geen klant mislopen. Uitbesteden dus. Maar wat kun je precies uitbesteden, en waar moet je op letten voordat je kiest?
Wat je kunt uitbesteden
Er zit een groot verschil tussen alleen de telefoon laten aannemen en de hele aanvraag laten afhandelen. Bij het eerste krijg je een bericht dat iemand heeft gebeld. Bij het tweede is de afspraak al gepland en staat de klant al in je systeem als je weer kijkt. Dat tweede scheelt je pas echt werk.
De opties op een rij
Een telefoniste of receptioniste inhuren geeft persoonlijk contact, maar is duur en werkt alleen op kantoortijden. Een antwoordservice is goedkoper en altijd bereikbaar, maar neemt vaak alleen een bericht aan en plant zelf niets. Een AI-receptionist neemt 24 uur per dag op en plant de afspraak in je agenda, en bij een gekoppeld reserveringssysteem ook daar. Het gesprek verloopt in natuurlijk Nederlands.
Waar je op moet letten
Stel jezelf een paar vragen. Neemt de dienst echt de afspraak aan, of alleen een bericht? Herkent het spoed en schakelt het dan door? Koppelt het aan je agenda en administratie? Wat kost het, een vast bedrag of per gesprek? En klinkt het natuurlijk, zodat je klant zich netjes te woord gevoeld voelt?
Wanneer het de moeite waard is
Ben je vaak onbereikbaar en merk je dat aanvragen blijven liggen, dan verdient uitbesteden zich meestal snel terug. Eén gewonnen klus per maand is vaak al meer dan de kosten. Nieuwsgierig naar de bedragen? Lees wat kost een antwoordservice.
Zelf geen oproep meer missen?
HandiQ neemt op, plant de afspraak en zet de klant in je eigen pakket.
