Telefoon aannemen tijdens de service: hoe je gasten toch antwoord geeft
Dave Stoffels ·
Zaterdagavond, de zaak zit vol en de telefoon gaat voor de vierde keer. Iedereen loopt, dus rinkelt hij door. Aan de andere kant hangt misschien een tafel voor zes op. Hieronder wat er precies misgaat en wat je eraan kunt doen zonder je gasten uit het oog te verliezen.
Tijdens de service verlies je altijd
Neem je op, dan laat je een gast aan tafel wachten. Neem je niet op, dan laat je de beller wachten. Dat is geen keuze die je personeel hoort te maken. Toch valt de telefoon precies op de momenten waarop je het minst tijd hebt.
Wat er meestal gevraagd wordt
De meeste gesprekken gaan over dezelfde dingen: is er nog plek, hoe laat zijn jullie open, kan ik een tafel reserveren, en soms een afzegging of een wijziging. Dat zijn vragen die geen chef-kok nodig hebben, maar wel iemand die opneemt.
Voicemail kost je reserveringen
Wie een tafel wil, belt de volgende zaak in het rijtje. Een voicemail bewaart de vraag niet, hij verplaatst hem naar iemand anders. En als je later terugbelt, is de avond vaak al elders geboekt.
Wat wel werkt
Zorg dat er altijd iemand of iets opneemt dat de standaardvragen kan beantwoorden en de reservering kan noteren. Een AI-receptionist doet precies dat: de AI-receptionist neemt op, beantwoordt de vaste vragen en legt de reservering vast. Bijzondere verzoeken, zoals een groep of een besloten avond, zet hij gewoon door naar de bedrijfsleider. Zo blijft je team bij de gast en krijgt de beller toch antwoord.
Begin klein
Je hoeft niet meteen alles uit handen te geven. Laat de telefoon eerst opnemen op de momenten dat het echt niet lukt, bijvoorbeeld tijdens de service en op je vrije dag. Wat er dan binnenkomt, laat vaak zien hoeveel je eerder liet liggen. Lees ook hoe een receptie zonder gemiste gesprekken bij de gast blijft.
Zelf geen oproep meer missen?
HandiQ neemt op, plant de afspraak en zet de klant in je eigen pakket.
