Telefonisch bereikbaar over meerdere vestigingen
Dave Stoffels ·
Groei je van één zaak naar meerdere vestigingen, dan groeit ook de telefoondruk mee, maar niet netjes verdeeld. De ene locatie zit middenin de lunchdrukte terwijl de telefoon rinkelt, de andere is die dag gesloten. Gasten weten vaak niet welk nummer ze precies moeten hebben en bellen simpelweg de zaak die ze het eerst vinden. Hieronder lees je hoe je met één nummer per vestiging en de informatie van die locatie je gasten helpt.
De bereikbaarheidsuitdaging bij meerdere locaties
Bij meerdere vestigingen versnippert je telefonie. Elke locatie heeft eigen openingstijden, eigen drukte en soms eigen personeel dat maar beperkt tijd heeft om de telefoon aan te nemen. Een beller die de verkeerde vestiging aan de lijn krijgt, moet worden doorverbonden of terugbellen, en een beller die helemaal niemand bereikt, is een verloren reservering. Hoe meer locaties, hoe groter de kans dat er ergens een telefoon onbeantwoord blijft.
Eén nummer per vestiging
Je gebruikt één nummer per vestiging. Voor elk nummer leg je de openingstijden, het adres en de bijzonderheden van die locatie vast. HandiQ beantwoordt vragen met die informatie. Zet het nummer op de website en het Google-bedrijfsprofiel van de vestiging, zodat gasten weten welk nummer ze kunnen bellen.
Vragen beantwoorden met de informatie van de vestiging
Belt een gast het nummer van een vestiging, dan gebruikt HandiQ de informatie die je voor die vestiging hebt ingesteld. Een vraag over het terras, parkeren of de openingstijden krijgt zo een antwoord dat bij die locatie past. Je houdt de gegevens per vestiging bij als er iets verandert.
Reserveringen en informatie per locatie
Voor elke vestiging leg je vast wat de AI-receptionist moet weten: openingstijden, of er een terras is, of honden welkom zijn, hoe reserveringen worden aangenomen. De AI-receptionist gebruikt telkens de gegevens van de locatie waar het gesprek over gaat. Een reservering of aanvraag komt vervolgens terecht bij het team van die vestiging, compleet en zonder ruis, zodat er niets tussen wal en schip valt.
Overzicht houden en beginnen
Omdat elke oproep wordt vastgelegd en samengevat, zie je centraal terug wat er per vestiging binnenkomt: hoeveel reserveringen, welke vragen, op welke momenten. Dat geeft niet alleen rust in de bediening, maar ook inzicht in waar de telefoondruk het hoogst is. Je start klein, met één of twee locaties, en breidt uit zodra je ziet hoeveel oproepen de AI-receptionist per vestiging opvangt.
Zelf geen oproep meer missen?
HandiQ neemt op, plant de afspraak en zet de klant in je eigen pakket.
