Telefonisch bereikbaar buiten kantooruren: avonden, weekenden en feestdagen
Dave Stoffels ·
De telefoon van je bedrijf gaat niet alleen tussen negen en vijf. Klanten bellen in hun pauze, 's avonds op de bank of in het weekend als ze eindelijk tijd hebben. Precies op die momenten is er vaak niemand om op te nemen, en belt de klant door naar een concurrent die wel bereikbaar is. Hieronder lees je hoe je bedrijf buiten kantooruren bereikbaar blijft zonder dat je zelf 's avonds de telefoon hoeft te pakken.
Je klant belt wanneer het hem uitkomt
Overdag heeft je klant het net zo druk als jij. De rust om een afspraak te maken of een vraag te stellen komt er vaak pas na werktijd, in het weekend of op een vrije dag. Je bereikbaarheid moet dus niet aansluiten op jouw agenda, maar op het moment waarop de klant besluit te bellen. Doe je dat niet, dan mis je precies de oproepen die hij op zijn eigen initiatief plaatst.
De uren waarin je omzet weglekt
Tel eens op hoeveel uren je bedrijf per week onbereikbaar is: de avonden, de nachten, de weekenden en de feestdagen. Dat zijn al snel meer uren dan je open bent. Elke oproep die in die uren binnenkomt en niet wordt opgenomen, is een klant die je niet eens hebt zien bellen. Op jaarbasis gaat het om een flink aantal gemiste kansen.
Waarom doorschakelen naar je mobiel geen oplossing is
Je telefoon 's avonds en in het weekend zelf blijven aannemen klinkt als een oplossing, maar het betekent dat je nooit echt vrij bent. En in de praktijk neem je toch niet altijd op: tijdens het eten, op een verjaardag of als je slaapt gaat de telefoon alsnog over zonder antwoord. Zo blijf je gebonden aan je toestel en loop je alsnog oproepen mis.
Hoe een AI-receptionist buiten kantooruren opneemt
Een AI-receptionist neemt op wanneer jij dat niet kunt. De AI-telefoonassistent beantwoordt veelgestelde vragen, plant afspraken en noteert wat de beller nodig heeft, in natuurlijk Nederlands, op elk moment van de dag. De volgende ochtend ligt er geen rij gemiste oproepen, maar een overzicht van wat er is binnengekomen, compleet uitgevraagd. Wil je het zelf ook als antwoordservice inzetten, dan vangt de assistent de telefoon precies op in de uren die jij aangeeft.
Zo bepaal je zelf de tijden
Je stelt eenvoudig in wanneer de AI-receptionist opneemt: alleen buiten je openingstijden, in het weekend, op feestdagen, of altijd als er binnen een paar keer overgaan niemand opneemt. Overdag handel je de telefoon gewoon zelf af; daarbuiten vangt HandiQ hem op. Zo is je bedrijf de klok rond bereikbaar, terwijl je je eigen tijd houdt.
Zelf geen oproep meer missen?
HandiQ neemt op, plant de afspraak en zet de klant in je eigen pakket.
