Telefoon aannemen tijdens de behandeling: bereikbaar blijven met je handen vol
Dave Stoffels ·
Een fysiotherapeut heeft tijdens een behandeling zijn handen letterlijk vol. Je bent bezig met een patiënt, je aandacht is bij de behandeling, en dan gaat de telefoon. Opnemen betekent dat je de patiënt op de tafel laat liggen; niet opnemen betekent dat de beller op de voicemail komt of doorbelt naar een andere praktijk. In een praktijk zonder aparte baliemedewerker is dat elke dag opnieuw een lastige keuze. Hieronder lees je hoe je bereikbaar blijft zonder je patiënt of je beller tekort te doen.
Behandelen en opnemen gaat niet samen
Fysiotherapie is contactwerk. Tijdens een sessie kun je niet even tussendoor de telefoon pakken, en dat hoort ook niet: de patiënt op de tafel heeft recht op je volle aandacht. Maar de telefoon weet dat niet en gaat gewoon door. In een praktijk waar de therapeuten zelf de telefoon aannemen, valt die dus precies op de momenten dat niemand kan opnemen.
Waar de meeste telefoontjes over gaan
Een groot deel van wat er binnenkomt is praktisch en terugkerend: een afspraak maken of verzetten, een vraag over de vergoeding of verwijzing, openingstijden, of een patiënt die wil weten of hij nog langs moet komen. Dat zijn geen gesprekken waar een fysiotherapeut voor nodig is, maar wel gesprekken die iemand moet aannemen. Blijven ze liggen, dan stapelt het werk zich op voor tussen de behandelingen door.
Voicemail en terugbellen lossen het niet op
Veel bellers spreken niets in, en wie dat wel doet, wil meestal gewoon snel iets geregeld hebben. Tegen de tijd dat jij tussen twee patiënten door terugbelt, heeft de nieuwe patiënt vaak al een andere praktijk gevonden en zit de bestaande patiënt niet meer bij de telefoon. Zo wordt elke gemiste oproep een rij terugbelacties die je er in je pauze bij moet doen.
Hoe een AI-receptionist de praktijk bereikbaar houdt
Een AI-receptionist neemt elke oproep direct op, ook als alle therapeuten aan het behandelen zijn. De assistent beantwoordt de veelgestelde vragen, maakt of verzet een afspraak in de agenda en noteert waar de beller voor belt, in natuurlijk Nederlands. Iets wat echt aandacht van de praktijk vraagt, zet de assistent compleet uitgevraagd klaar zodat je het oppakt wanneer het uitkomt. De patiënt op de tafel merkt er niets van, en de beller krijgt toch meteen antwoord.
Zo begin je
Je hoeft je telefonie niet te vervangen. Laat de AI-receptionist opnemen op de momenten dat het niet lukt: tijdens behandelingen, in de pauze of als er binnen een paar keer overgaan niemand opneemt. Wat er dan binnenkomt, laat vaak zien hoeveel telefoontjes je eerder ongemerkt liet liggen. Je blijft bereikbaar voor je patiënten zonder dat je er een baliemedewerker bij hoeft te nemen.
Zelf geen oproep meer missen?
HandiQ neemt op, plant de afspraak en zet de klant in je eigen pakket.
