Nieuwe patiënten aannemen: mis geen aanmelding meer in je fysiopraktijk
Dave Stoffels ·
Voor een groeiende fysiotherapiepraktijk is de telefoon vaak het eerste contact met een nieuwe patiënt. Iemand met klachten of een verwijzing van de huisarts pakt de telefoon en belt een praktijk in de buurt. Krijgt hij meteen iemand aan de lijn en staat de intake zo gepland, dan heb je een nieuwe patiënt. Komt hij op de voicemail, dan belt hij simpelweg de volgende praktijk in de lijst. Hieronder lees je hoe je zorgt dat die eerste oproep van een nieuwe patiënt altijd wordt opgenomen.
De eerste oproep bepaalt of de patiënt binnenkomt
Wie een nieuwe fysiotherapeut zoekt, heeft meestal geen voorkeur voor een specifieke praktijk. Hij zoekt er een in de buurt die ruimte heeft en belt de eerste die hij vindt. Die eerste indruk is dus beslissend: word je meteen te woord gestaan en kan de intake gepland worden, dan kies je daarvoor. Hoor je een bandje, dan ga je door naar de volgende. De nieuwe patiënt die jij misloopt, is er een die een andere praktijk wint.
Aanmeldingen komen juist binnen als je niet kunt opnemen
Mensen bellen een praktijk als het hun uitkomt: in hun pauze, na werktijd, tussen andere dingen door. Dat zijn precies de momenten dat jij aan het behandelen bent of de praktijk gesloten is. Zo mis je de aanmeldingen niet omdat je niet wilt opnemen, maar omdat je er op dat moment niet bent. En een nieuwe patiënt belt zelden een tweede keer.
Een gemiste aanmelding zie je niet eens
Het vervelende aan gemiste nieuwe patiënten is dat ze onzichtbaar zijn. Een bestaande patiënt die je misloopt belt meestal nog een keer; een nieuwe patiënt niet. Je ziet hooguit een onbekend nummer in je gemiste oproepen staan, zonder te weten dat daar een nieuwe aanmelding achter zat. De praktijk groeit daardoor langzamer dan zou kunnen, zonder dat je doorhebt waar het aan ligt.
Hoe een AI-receptionist een nieuwe aanmelding opvangt
Een AI-receptionist neemt elke oproep aan, ook buiten openingstijden en als iedereen behandelt. Bij een nieuwe patiënt vraagt de assistent rustig uit wat er speelt: om welke klacht het gaat, of er een verwijzing is, en welke momenten de patiënt schikt. Vervolgens plant de assistent de intake direct in de agenda of zet een complete aanmelding klaar voor de praktijk. Zo staat de nieuwe patiënt al ingepland voordat je zelf weer bij de telefoon bent, in plaats van dat je een onbekend nummer moet terugbellen.
Zo laat je je praktijk groeien zonder extra handen
Je bepaalt zelf wanneer de AI-receptionist opneemt en wat er bij een nieuwe aanmelding wordt uitgevraagd. De assistent is altijd bereikbaar, spreekt natuurlijk Nederlands en zet elke aanmelding compleet klaar. Zo haal je de patiënten binnen die nu nog ongemerkt doorbellen naar de praktijk verderop, zonder dat je er een extra medewerker voor aan de balie hoeft te zetten.
Zelf geen oproep meer missen?
HandiQ neemt op, plant de afspraak en zet de klant in je eigen pakket.
