Afspraken verplaatsen en afzeggen in je fysiotherapiepraktijk
Dave Stoffels ·
In een fysiotherapiepraktijk draait alles om de agenda. Een groot deel van de telefoontjes die binnenkomen gaat niet over een nieuwe klacht, maar over een bestaande afspraak: kan het een uur later, ik red het niet vrijdag, mag ik volgende week in plaats van deze week. Stuk voor stuk korte vragen, maar ze komen precies binnen op het moment dat jij je handen aan een patiënt hebt. Hieronder lees je wat dat je kost en hoe je het oplost zonder er zelf steeds voor uit de behandelkamer te lopen.
Verzetten en afzeggen hoort bij het vak
Patiënten komen vaak een reeks behandelingen, dus over een traject van weken schuift er altijd wel iets. Werk, kinderen, een andere afspraak: er is zo een reden om te bellen en de afspraak te verzetten. Dat is normaal en op zich geen probleem. Het probleem is dat al die telefoontjes samenkomen op de uren dat de praktijk het drukst is, en dat er dan niemand vrij is om ze aan te nemen.
Een afgezegde afspraak die niemand opneemt, blijft een leeg gaatje
Zegt een patiënt tijdig af en neem je dat op, dan kun je het vrijgekomen uur opnieuw vullen met iemand van de wachtlijst. Komt diezelfde afzegging op de voicemail en luister je die pas aan het eind van de dag af, dan is het te laat om het gaatje nog te vullen. De afzegging zelf kost je dan niets, maar het niet-opnemen wel: een behandeluur dat leeg blijft terwijl er iemand had kunnen liggen.
Terugbellen kost meer tijd dan het telefoontje zelf
Een gemiste oproep over een afspraak betekent dubbel werk. Je ziet een nummer, je weet niet waar het over ging, je belt terug, de patiënt neemt niet op, en zo gaat het heen en weer. Dat telefoontje over vijf minuten verzetten wordt zo een kwestie van een halve dag, en ondertussen weet de patiënt nog steeds niet of zijn nieuwe tijd rondkomt.
Wat een AI-receptionist met een verzoek om te verplaatsen doet
Een AI-receptionist neemt de oproep meteen op, ook als jij aan het behandelen bent. De assistent herkent dat het om een bestaande afspraak gaat, kijkt in je agenda welke momenten vrij zijn en biedt de patiënt direct een nieuw moment aan. Een afzegging wordt verwerkt zodat het uur weer vrijkomt. Wil de patiënt iets wat niet zomaar kan, bijvoorbeeld een voorkeur voor een specifieke therapeut die vol zit, dan zet de assistent een nette notitie klaar voor de praktijk. Jij ziet achteraf precies wat er is gewijzigd, zonder dat je zelf hebt opgenomen.
Zo houd je je agenda schoon zonder onderbrekingen
Je bepaalt zelf wanneer de AI-receptionist opneemt: altijd, of alleen als er binnen een paar keer overgaan niemand opneemt omdat iedereen bezig is. Verzetten en afzeggen lopen dan via de assistent, de agenda blijft kloppen en de vrijgekomen uren kun je op tijd opnieuw inplannen. Jij blijft in de behandelkamer en komt er niet meer voor uit voor elke wijziging.
Zelf geen oproep meer missen?
HandiQ neemt op, plant de afspraak en zet de klant in je eigen pakket.
